Lectura de facturas y albaranes
Extracción de número, fecha, base, impuestos y conceptos aunque cada proveedor use su propio formato. Lo que no encaja se marca para revisión en lugar de colarse.
Administración
Automatización de administración y facturación
El área donde el trabajo repetitivo es más denso y donde el retorno aparece antes. Del PDF al asiento sin teclear, y sin perseguir a nadie por correo para que mande un papel.
El punto de partida
La administración no da beneficio, así que rara vez se optimiza. Y es justamente donde más horas se van.
Una factura de proveedor llega en PDF, alguien la abre, lee el número, la fecha, la base y el impuesto, y lo teclea en el programa de contabilidad. Con cincuenta facturas al mes son horas. Con quinientas, es un puesto de trabajo.
El mismo patrón se repite en todo el área. Perseguir documentación que no llega, cuadrar dos listados que deberían coincidir, montar el informe del mes juntando datos de tres sitios distintos.
Como no genera ingresos, nadie prioriza arreglarlo. Y como no se arregla, cada crecimiento del negocio exige más administración, que es justo lo que convierte crecer en un problema en lugar de una buena noticia.
El cambio
Lo mismo, resuelto de otra manera.
Hoy
- Las facturas de proveedor se abren una a una y se teclean a mano.
- La documentación de un cliente nuevo se pide por correo, y se vuelve a pedir, y se vuelve a pedir.
- Los informes se preparan juntando datos de varios sitios el día anterior.
- Los vencimientos se controlan con una hoja que alguien tiene que abrir y mirar.
- Un error de tecleo aparece semanas después, cuando ya es caro corregirlo.
Automatizado
- La factura se lee, se extraen sus datos y entran en contabilidad ya estructurados.
- La documentación se solicita sola, con recordatorios, y se archiva al llegar sin tocarla.
- Los informes están listos a la hora acordada, con los datos ya reunidos de todos los sistemas.
- Los vencimientos avisan solos, con la antelación que decidas.
- Lo que no cuadra se detecta al momento y se señala, en lugar de descubrirse en el cierre.
Qué montamos
Las piezas concretas de esta solución.
Volcado a contabilidad
Los datos entran en tu programa con la estructura que necesita, sin pasar por un teclado. Con registro de qué se registró y cuándo.
Recogida de documentación
Se pide lo que falta, se recuerda si no llega y se archiva en su sitio al recibirse. Nadie persigue a nadie.
Informes recurrentes
Diarios, semanales o mensuales, con los datos ya reunidos y en la bandeja de quien los necesita a la hora acordada.
Control de vencimientos
Cobros, pagos, renovaciones y plazos legales avisando con la antelación que decidas, a quien corresponda.
Cuadres automáticos
Dos listados que deberían coincidir se comparan solos y lo que no cuadra se señala con el detalle de la diferencia.
Cuándo aplica
Señales de que esto te está costando dinero.
- Se teclean datos de facturas o albaranes que llegan en PDF.
- Alguien dedica tiempo fijo cada mes a perseguir documentación de clientes o proveedores.
- Los informes recurrentes se montan a mano el día antes de la reunión.
- Hay dos listados que deberían cuadrar y alguien los cuadra manualmente.
- El cierre mensual siempre se alarga más de lo previsto y depende de una sola persona.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Funciona con cualquier formato de factura?
Con la mayoría. Los formatos estructurados como Facturae o los XML de facturación electrónica son directos. Los PDF con texto funcionan muy bien. Los escaneos de baja calidad son el caso difícil, y ahí lo honesto es medir el acierto con tus documentos reales antes de comprometer nada. Lo que no se lee con seguridad se marca para revisión humana, nunca se adivina.
¿Se integra con mi programa de contabilidad?
La mayoría de los programas habituales en España permiten importación estructurada o tienen API. Lo comprobamos en el diagnóstico con el tuyo concreto. Si no hubiera ninguna vía, lo decimos antes de empezar en lugar de descubrirlo a mitad del proyecto.
¿Y la responsabilidad fiscal?
Sigue siendo tuya y de tu asesoría, exactamente igual que ahora. La automatización quita el trabajo mecánico de traspasar datos; no sustituye la revisión ni el criterio contable. Por eso todo queda registrado y es auditable.
¿Cuánto tarda en amortizarse?
En esta área suele ser de los proyectos que antes se amortizan, porque el volumen es alto y las reglas son estables. La estimación concreta con tus números sale del diagnóstico, con los supuestos a la vista para que puedas discutirlos.
Por dónde seguir
Esta solución se construye con servicios concretos y se aplica distinto según el sector. Por aquí se ve el detalle.
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