Estados que se actualizan solos
Cada hito del proceso actualiza el estado en el sistema en el momento en que ocurre, sin que nadie tenga que entrar a marcarlo.
Operaciones
Automatización de operaciones y trazabilidad
El pedido avanza de estado solo, el aviso sale cuando toca y lo que se atasca se detecta antes de que llame el cliente. Con registro de qué pasó y cuándo.
El punto de partida
En operaciones el problema no suele ser hacer el trabajo. Es saber en qué punto está cada cosa.
La información del estado real vive repartida. Una parte en el sistema, otra en la cabeza del encargado y otra en un mensaje de móvil que nadie más ha visto. Cuando un cliente pregunta, alguien tiene que ir a preguntar.
Los avisos dependen de que una persona se acuerde. Y como se acuerda casi siempre, el fallo ocurre justo el día raro, que es el día en el que hay más en juego.
Cuando algo se atasca, nadie se entera hasta que el cliente reclama. Y para entonces el problema ya no es operativo, es comercial, y cuesta bastante más de arreglar.
El cambio
Lo mismo, resuelto de otra manera.
Hoy
- El estado de un pedido lo sabe quien lo lleva, y hay que preguntarle.
- Los avisos de salida, entrega o retraso los manda una persona cuando puede.
- Un retraso se detecta cuando el cliente llama a preguntar.
- La trazabilidad se reconstruye a posteriori juntando correos y mensajes.
- Cada incidencia se gestiona de una forma distinta según quién la coja.
Automatizado
- El estado se actualiza solo al ocurrir cada hito, y está disponible para quien lo necesite.
- Los avisos salen automáticamente en el momento correcto, con la información correcta.
- Lo que se sale del plazo previsto genera una alerta interna antes de que el cliente lo note.
- Queda rastro completo de qué ocurrió y cuándo, sin esfuerzo adicional.
- Las incidencias siguen siempre el mismo circuito, con responsable y plazo asignados.
Qué montamos
Las piezas concretas de esta solución.
Avisos automáticos
A cliente, a proveedor o al equipo, en el momento que corresponde y con la información del momento, no con la de ayer.
Detección de atascos
Lo que lleva más tiempo del previsto en un estado genera una alerta interna, con el detalle de dónde y desde cuándo.
Circuito único de incidencias
Toda incidencia entra por el mismo sitio, con responsable, plazo y registro. Se acaba el gestionarlas de cinco maneras distintas.
Trazabilidad completa
Qué pasó, cuándo y quién lo hizo, registrado sin trabajo adicional. Sirve para responder a un cliente y para auditar.
Panel de estado
Una vista única de en qué punto está todo, sin tener que preguntar a nadie ni abrir cuatro programas.
Cuándo aplica
Señales de que esto te está costando dinero.
- Para saber en qué estado está un pedido hay que preguntar a alguien.
- Los avisos a cliente o a proveedor salen a mano y a veces no salen.
- Las incidencias se detectan cuando reclama el cliente, no antes.
- El estado real de las cosas vive en mensajes de móvil que no quedan registrados.
- No hay forma de reconstruir qué pasó con un pedido concreto sin preguntar a varias personas.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Sirve si mi proceso no está informatizado?
Sirve, pero el primer paso cambia. Antes de automatizar hay que capturar los hitos de alguna forma, y eso puede ser tan sencillo como un formulario en el móvil del encargado o un código que se escanea. No hace falta un sistema complejo para empezar a tener trazabilidad.
¿Hay que cambiar el ERP?
Casi nunca. Lo habitual es conectarse a lo que ya hay. Cambiar un ERP es un proyecto de otra magnitud y otro presupuesto, y rara vez es la respuesta a un problema de avisos y estados. Si tu caso fuera la excepción, lo diríamos.
¿Cómo se decide qué es un atasco?
Lo defines tú, por estado y con los tiempos de tu operación real. Se empieza con umbrales conservadores para no generar ruido, se mira un mes y se ajustan con los datos. Un sistema de alertas que avisa de más se acaba ignorando, y entonces no sirve para nada.
¿Qué gana el cliente final con esto?
Saber en qué punto está su pedido sin tener que preguntar, y enterarse de un retraso por ti antes que por su propia impaciencia. Esa segunda parte es la que más diferencia marca, porque un retraso avisado se gestiona y uno descubierto se reclama.
Por dónde seguir
Esta solución se construye con servicios concretos y se aplica distinto según el sector. Por aquí se ve el detalle.
Automatización de procesos
El servicio que construye los disparadores de estado y los circuitos de aviso.
Integración de sistemas
Para que el estado sea uno solo y no tres versiones distintas en tres programas.
Industria y fabricación
Dónde la trazabilidad deja de ser una comodidad y pasa a ser un requisito.
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