Seguimiento de propuestas
Secuencia automática en las fechas acordadas tras cada envío, que se detiene en cuanto hay respuesta. Ninguna propuesta se enfría sin que nadie lo note.
Servicios profesionales
Automatización para empresas de servicios profesionales
Las propuestas dejan de enfriarse solas, el estado de cada proyecto está actualizado sin pedirlo y la facturación sale a tiempo. El tiempo del equipo vuelve al trabajo que se cobra.
El punto de partida
Vendes horas de gente cara, y una parte de esas horas se va en tareas que no se facturan a nadie.
En una empresa de servicios el margen es la diferencia entre las horas que se cobran y las que se trabajan. Preparar propuestas, perseguir aprobaciones, montar informes de estado y preparar la facturación son horas que se trabajan y no se cobran.
El seguimiento de propuestas es especialmente caro. Una propuesta enviada y no seguida es trabajo hecho que se tira, porque preparar la oferta ya costó horas reales de alguien senior.
Y el estado de los proyectos vive disperso. Cuando dirección pregunta cómo va todo, alguien dedica media mañana a preguntar y a montar una tabla que estará desactualizada esa misma tarde.
Una jornada
Qué ocurre solo, hora a hora.
Un día cualquiera con los procesos ya en marcha. Nada de esto necesita que haya alguien delante.
- 08:30
Estado de proyectos actualizado
Cada responsable recibe el resumen de sus proyectos, con lo que se ha movido y lo que lleva parado más días de los previstos.
- 11:00
Seguimiento de una propuesta
La propuesta enviada la semana pasada recibe su seguimiento en la fecha acordada. Si el cliente responde, la secuencia se detiene.
- 15:30
Un hito de proyecto se completa
Se marca el hito, se actualiza el estado, se avisa a quien depende de él y se registra para la facturación del mes.
- 18:00
Aviso de plazo próximo
Las entregas comprometidas para la semana que viene generan aviso, con margen para reorganizar en lugar de improvisar.
- El día 1
Facturación preparada
Horas, hitos y conceptos reunidos y listos para revisar. Lo que falta o no cuadra queda señalado antes de emitir nada.
Cuándo aplica
Señales de que esto te está costando dinero.
- Hay propuestas enviadas de las que nadie sabe si siguen vivas.
- El informe de estado de proyectos se monta a mano para cada reunión.
- La facturación se retrasa porque hay que reunir horas y conceptos de varios sitios.
- El registro de horas se rellena a final de semana, de memoria.
- Perseguir la aprobación de un presupuesto consume tiempo de gente senior.
Qué montamos
Los procesos que más se repiten en este sector.
Estado de proyectos en tiempo real
Cada hito completado actualiza el estado y avisa a quien depende de él, sin reuniones para saber cómo va todo.
Registro de tiempo con menos fricción
Recordatorios y captura simplificada, para que el registro deje de hacerse de memoria el viernes por la tarde.
Preparación de la facturación
Horas, hitos y conceptos reunidos automáticamente, con lo que no cuadra señalado antes de emitir.
Avisos de plazo
Entregas comprometidas avisando con la antelación que definas, a quien corresponda.
Documentación de cliente
Lo que hace falta para arrancar o avanzar se pide, se recuerda y se archiva solo.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan en este sector.
¿Se conecta con mi herramienta de gestión de proyectos?
Las herramientas habituales exponen API o webhooks, así que normalmente sí. Lo comprobamos con la tuya en el diagnóstico. Cuando el equipo trabaja sobre hojas de cálculo, también se puede partir de ahí sin obligar a un cambio de herramienta.
¿El seguimiento automático de propuestas no queda impersonal?
Depende de cómo se escriba. La regla que aplicamos es que cada mensaje aporte algo concreto, que la secuencia pare en cuanto haya respuesta y que sea fácil pedir que no se insista. Bien hecho se percibe como profesionalidad, y en servicios profesionales eso importa más que en otros sectores.
¿Ayuda a saber si un proyecto es rentable?
Sí, y suele ser el efecto que más sorprende. Cuando el registro de horas deja de hacerse de memoria, aparecen datos reales por proyecto y por cliente. Casi siempre hay alguna sorpresa desagradable, y saberlo cambia decisiones.
¿Sirve para un equipo de cinco personas?
Sí, y a veces más que para uno grande, porque en un equipo pequeño el tiempo no facturable pesa proporcionalmente más y no hay nadie dedicado a administración. Lo que decide es el volumen de propuestas y proyectos, no la plantilla.
Por dónde seguir
Los procesos de este sector se construyen con servicios concretos y se agrupan por área de negocio. El detalle está aquí.
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