Integración de sistemas
Integración de aplicaciones y sistemas
Tus programas dejan de funcionar como islas. El dato se introduce una vez y llega solo a todos los sitios donde hace falta, sin que nadie copie, pegue ni se acuerde de avisar.
El punto de partida
El trabajo de copiar información de un sitio a otro no aparece en ningún organigrama, pero se lo come alguien todos los días.
Un cliente entra por el formulario de la web. Alguien lo apunta en el CRM. Otra persona lo añade a la hoja de seguimiento. Cuando cierra, hay que darlo de alta en facturación. Y si cambia el teléfono, hay que cambiarlo en cuatro sitios, o convivir con que tres estén mal.
Cada trasvase manual es una oportunidad de error, y los errores de dato son caros de detectar porque no fallan de golpe. Aparecen semanas después, en forma de una factura mal emitida o un aviso que no llegó.
La respuesta habitual es cambiar de herramienta buscando la que lo haga todo. Casi nunca es la decisión correcta. Cambiar es caro, lento y genera resistencia; conectar lo que ya funciona es más rápido y bastante más barato.
Cuándo hace falta
Si te reconoces en esto, hay trabajo que recuperar.
- El mismo cliente existe con datos distintos en dos sistemas.
- Alguien dedica tiempo fijo cada semana a cuadrar dos listados.
- Hay una hoja de cálculo que actúa de puente entre dos programas que deberían hablarse.
- Los informes de dirección se montan juntando datos de tres sitios a mano.
- Cuando cambia un dato de cliente, nadie está seguro de en cuántos sitios hay que corregirlo.
Qué incluye
El alcance, por escrito y antes de empezar.
- 01Inventario de sistemas y datos
- Qué programas hay, qué dato vive en cada uno, cuál manda cuando dos no coinciden y quién tiene acceso. Sin esa foto, cualquier integración se monta a ciegas.
- 02Definición de la fuente de verdad
- Para cada dato se decide qué sistema manda. Es la decisión que evita que dos programas se pisen y que nadie sepa cuál está bien.
- 03Conexión mediante API o webhooks
- Cuando la herramienta lo permite, la conexión es directa y en tiempo real. Cuando no, se resuelve con la vía que exista, y siempre lo decimos antes.
- 04Sincronización con control de errores
- Qué ocurre si un sistema no responde, si un dato llega incompleto o si dos cambios chocan. Una integración sin plan de errores funciona hasta el primer día raro.
- 05Registro de lo que pasa
- Cada movimiento queda anotado. Cuando algo no cuadra, se puede reconstruir qué ocurrió en lugar de suponerlo.
- 06Mapa del dato por escrito
- Qué información pasa por qué sistema, con qué frecuencia y quién accede. Es el documento que hace falta el día que llega una auditoría o un cliente pregunta por sus datos.
Cómo se ejecuta
Cada fase con su entregable y su plazo.
- Fase 1
Inventario
Semana 1
Se levanta el mapa de sistemas y datos, y se identifican los trasvases manuales que más tiempo consumen.
- Fase 2
Diseño de la integración
Semana 1 a 2
Fuente de verdad por dato, dirección de la sincronización y tratamiento de errores. Con plazo y precio cerrados.
- Fase 3
Conexión y pruebas
Semanas 2 a 6
Se conecta, se prueba con datos reales y se convive con el proceso manual hasta comprobar que los resultados coinciden.
- Fase 4
Seguimiento
Continuo
Las APIs cambian. Monitorizamos las conexiones y avisamos nosotros cuando algo se rompe.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Y si mi programa no tiene API?
Es más frecuente de lo que parece, sobre todo en software sectorial antiguo. Casi siempre existe una vía. Exportaciones programadas, base de datos accesible, integración vía correo o un intermediario. Lo comprobamos en el diagnóstico y te decimos con franqueza si es viable o si no compensa.
¿En tiempo real o por lotes?
Depende del proceso, y no siempre gana el tiempo real. Un aviso comercial tiene que ser inmediato; un volcado a contabilidad puede ir cada noche y resulta más barato y más fácil de auditar. Lo decidimos por proceso, no por norma.
¿Qué pasa si un sistema deja de funcionar?
La integración lo detecta, reintenta según lo acordado y avisa si el problema persiste. Lo importante es que nada se pierda por el camino, así que las operaciones pendientes quedan en cola hasta que el sistema vuelve.
¿Esto me ata a vosotros?
No. Las conexiones se documentan y las credenciales son tuyas. El mantenimiento se contrata aparte y se puede dejar cuando quieras. Si otro proveedor tiene que recogerlo, encontrará el mapa hecho.
Por dónde seguir
Este servicio se apoya en otros y se aplica en sectores concretos. Por aquí se ve mejor cómo encaja en tu caso.
Automatización de procesos
Una vez los sistemas se hablan, el siguiente paso es que el proceso completo se ejecute solo.
Ventas y CRM
El área donde más duele la desconexión, porque un contacto que no llega al CRM a tiempo es una venta que no ocurre.
Comercio electrónico
Tienda, almacén, facturación y atención al cliente sincronizados, que es el caso de integración más habitual.
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