Gestión de matrícula completa
Desde la consulta inicial hasta el expediente cerrado, con documentación solicitada, recordada y archivada sola.
Formación y academias
Automatización para academias y centros de formación
La matrícula se gestiona sola de principio a fin, las familias reciben la información sin que nadie escriba correos uno a uno, y el seguimiento del alumno deja rastro sin trabajo añadido.
El punto de partida
Todo el año es tranquilo salvo tres semanas, y en esas tres semanas la secretaría no da abasto.
La actividad de un centro de formación se concentra brutalmente. En campaña de inscripción llegan cientos de consultas, matrículas y documentos en pocos días, con el mismo personal que el resto del año.
La consecuencia es que quien pregunta en el peor momento recibe respuesta tarde, y en formación la decisión de matricularse tiene una ventana corta. La plaza se pierde con la competencia que contestó antes.
Después llega el curso, y con él la comunicación continua con familias, el control de asistencia, los avisos de pagos y el seguimiento académico. Cada cosa en un sitio distinto, y casi siempre con una hoja de cálculo de por medio.
Una jornada
Qué ocurre solo, hora a hora.
Un día cualquiera con los procesos ya en marcha. Nada de esto necesita que haya alguien delante.
- 08:15
Avisos del día a las familias
Salen las comunicaciones programadas, desde recordatorios de actividad hasta avisos de documentación pendiente, cada una a quien le toca.
- 10:00
Una consulta de matrícula
Se responde al momento con requisitos, plazos y plazas disponibles reales. Si la familia quiere, arranca la matrícula ahí mismo.
- 12:30
Documentación recibida y archivada
Lo que envía una familia se comprueba, se archiva en el expediente y se marca como completo. Lo que falta genera recordatorio automático.
- 16:00
Control de asistencia consolidado
Las ausencias del día quedan registradas y se avisa a las familias según el criterio del centro, sin llamadas una a una.
- 19:00
Aviso de pagos pendientes
Los recibos impagados generan recordatorio automático con la antelación acordada, antes de que se acumulen.
- 23:00
Una consulta nocturna
Una familia mira opciones después de cenar, pregunta y recibe respuesta. Esa matrícula existe porque había alguien contestando.
Cuándo aplica
Señales de que esto te está costando dinero.
- La campaña de matrícula colapsa a la secretaría todos los años.
- Las consultas de familias se responden con días de retraso en temporada alta.
- La documentación de matrícula se persigue por teléfono y por correo.
- Los avisos de pagos pendientes se mandan a mano cuando alguien revisa.
- Existe una hoja de cálculo paralela al programa de gestión del centro.
Qué montamos
Los procesos que más se repiten en este sector.
Atención en campaña sin colapso
Las preguntas frecuentes sobre requisitos, plazos, precios y plazas se resuelven al instante y a cualquier hora.
Comunicación con familias
Avisos programados y comunicaciones puntuales al grupo correcto, sin escribir correos uno a uno.
Control de asistencia y avisos
Registro de ausencias con aviso automático según el criterio del centro y con rastro de lo comunicado.
Gestión de cobros
Recordatorios de recibos pendientes con la antelación que definas, antes de que el problema crezca.
Seguimiento académico
Informes periódicos a familias con la frecuencia acordada, preparados solos a partir de los datos del centro.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan en este sector.
¿Se conecta con el programa de gestión del centro?
Los programas habituales de centros educativos suelen permitir exportación programada o tienen API. Lo comprobamos con el tuyo en el diagnóstico. Cuando no hay vía directa, se trabaja sobre las exportaciones que sí permita.
¿Cómo se tratan los datos de menores?
Con especial cuidado, porque los datos de menores tienen protección reforzada en el RGPD. Circula el mínimo necesario, el consentimiento lo prestan los titulares de la patria potestad y todo queda registrado. Firmamos contrato de encargado del tratamiento y entregamos el mapa de qué dato pasa por dónde.
¿Sirve para formación a empresas y no solo a familias?
Sí, y el circuito es parecido aunque cambie el interlocutor. Inscripciones, documentación, control de asistencia y certificados. En formación bonificada el control documental es todavía más estricto, lo que hace que el registro automático rinda más.
¿Merece la pena si la campaña es solo un mes al año?
Depende del volumen de ese mes. Si en cuatro semanas se concentran cientos de matrículas y consultas, suele compensar aunque el resto del año la carga sea baja, porque el coste de perder plazas por responder tarde se concentra exactamente ahí.
Por dónde seguir
Los procesos de este sector se construyen con servicios concretos y se agrupan por área de negocio. El detalle está aquí.
Atención al cliente
El área que absorbe el pico de consultas de campaña sin ampliar la secretaría.
Automatización de procesos
El servicio que construye el circuito de matrícula, los avisos y los recordatorios de cobro.
Administración y facturación
Para la gestión de recibos, los cuadres y los informes periódicos.
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