Recogida de documentación
Se solicita, se recuerda con la cadencia que definas y se archiva en la carpeta del cliente al llegar. El despacho deja de perseguir.
Asesorías y despachos
Automatización para asesorías y despachos profesionales
La documentación se pide, se recuerda y se archiva sola. Las facturas se leen sin teclear. Y los plazos avisan con antelación, en lugar de descubrirse la semana del vencimiento.
El punto de partida
Un despacho no factura por teclear facturas ni por perseguir documentos, y sin embargo es donde se le va el mes.
El trabajo de valor en una asesoría es el criterio. Interpretar una norma, planificar una operación, defender una posición. Pero ese trabajo compite cada día con una montaña de tareas mecánicas que también hay que hacer y que no admiten retraso.
El ciclo se repite cada trimestre con una regularidad brutal. Pedir documentación, volver a pedirla, recibirla incompleta, teclear, cuadrar, presentar. La parte que consume tiempo no es la que exige conocimiento.
Y el riesgo se concentra en fechas. Un plazo que se pasa no es un retraso, es una sanción para el cliente y un problema de responsabilidad para el despacho.
Una jornada
Qué ocurre solo, hora a hora.
Un día cualquiera con los procesos ya en marcha. Nada de esto necesita que haya alguien delante.
- 08:00
Sale la petición de documentación pendiente
Cada cliente con documentos por entregar recibe su recordatorio, con la lista exacta de lo que falta. Sin que nadie revise cliente por cliente.
- 10:30
Llegan facturas y se registran solas
Los PDF entrantes se leen, se extraen número, fecha, base e impuestos y entran estructurados. Lo que no se lee con seguridad se marca para revisión.
- 12:00
Una consulta frecuente se resuelve al momento
El cliente pregunta por un plazo o por qué documento necesita. La respuesta sale al instante desde la documentación del despacho, citando la fuente.
- 16:00
Aviso de plazo a treinta días
Los vencimientos próximos generan aviso interno con la antelación acordada, y no la semana de antes.
- 19:00
Cuadre automático del día
Los listados que deberían coincidir se comparan solos y lo que no cuadra queda señalado con el detalle de la diferencia, para revisarlo mañana.
Cuándo aplica
Señales de que esto te está costando dinero.
- Cada trimestre se dedica más tiempo a perseguir documentos que a analizarlos.
- Los datos de facturas se teclean a mano en el programa contable.
- El control de plazos depende de un calendario que alguien tiene que mirar.
- Se responden por correo las mismas preguntas de clientes una y otra vez.
- La carga se concentra brutalmente en unas semanas concretas del año.
Qué montamos
Los procesos que más se repiten en este sector.
Lectura de facturas y albaranes
Extracción de datos aunque cada proveedor use su formato, con volcado al programa contable y registro de lo que se hizo.
Control de plazos y vencimientos
Calendario fiscal, renovaciones y plazos procesales avisando con antelación suficiente y a quien corresponda.
Asistente sobre la documentación del despacho
Responde consultas internas y de clientes a partir de vuestros propios criterios y procedimientos, citando de dónde sale la respuesta.
Cuadres y controles
Comparación automática de listados que deben coincidir, con señalización de diferencias en el momento y no en el cierre.
Informes periódicos a clientes
Envío automático de la situación de cada cliente, con la periodicidad acordada y sin prepararlos a mano.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan en este sector.
¿Sustituye el criterio profesional?
No, y sería un mal negocio que lo intentara. Lo que hace es quitar de en medio el trabajo mecánico para que el tiempo del profesional se dedique a lo que solo puede hacer un profesional. La responsabilidad y la firma siguen siendo exactamente las mismas.
¿Qué pasa con el secreto profesional?
Es la pregunta correcta. Los datos permanecen en la Unión Europea, circula el mínimo necesario por cada proceso, los accesos van por rol y firmamos contrato de encargado del tratamiento antes de tocar nada. Te entregamos por escrito el mapa de qué información pasa por qué sistema.
¿Se conecta con mi software de gestión?
Los programas habituales en despachos españoles suelen permitir importación estructurada o tienen API. Lo comprobamos con el tuyo en el diagnóstico, antes de comprometer nada.
¿Merece la pena en un despacho pequeño?
Depende del volumen, no del tamaño. Si se procesan cientos de facturas al mes o se persigue documentación de decenas de clientes cada trimestre, compensa aunque el equipo sea de tres personas. Si el volumen es bajo, lo diremos.
Por dónde seguir
Los procesos de este sector se construyen con servicios concretos y se agrupan por área de negocio. El detalle está aquí.
Administración y facturación
El área que agrupa la lectura de facturas, los cuadres y los informes periódicos.
Agentes de IA
La pieza que permite leer documentos de formatos distintos y responder desde vuestra propia documentación.
Seguridad y RGPD
Cómo tratamos los datos, que en un despacho es condición previa a cualquier conversación.
Media hora, y sales sabiendo qué automatizar primero.
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